Política de Privacidad

Lyvia CMS es el portal interno de operación de Lyvia. En él tratamos datos personales de nuestros colaboradores y de los contactos de nuestros clientes conforme a la Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales de Colombia), su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen o complementen. Esta política explica qué datos tratamos, con qué finalidades y qué derechos tienen los titulares.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: [RAZÓN SOCIAL]
NIT: [NIT]
Correo de contacto para datos personales: [CORREO]
Domicilio: [DOMICILIO].

2. Datos personales que tratamos

• De colaboradores: nombre, correo corporativo, contraseña (cifrada), área, tipo de usuario, líder directo y registros de la operación que cada persona crea o gestiona en el portal. Además:
  • Contrato y honorarios: tipo de contrato, modalidad de pago (salario u honorarios), valor mensual y fechas de inicio y fin. Es información sensible: solo la ven las personas con acceso al módulo de Contratos (founders y el área administrativa).
  • Fecha de cumpleaños: en el calendario del equipo solo se muestran el día y el mes, nunca el año.
  • Foto de perfil: opcional y subida por la propia persona.
  • Ausencias: vacaciones, días libres y permisos por horas, con su nota privada (la ve solo quien la pide y quien la aprueba).
  • Gastos y reembolsos: quién pagó qué, cuánto y cuándo, para devolvérselo.
• De contactos de clientes: nombre, correo, teléfono y cargo, registrados por el equipo comercial en la gestión de leads, clientes, contratos y licitaciones.
• De fuentes públicas: datos de procesos de contratación pública de SECOP II (entidades públicas, pliegos y ofertas), tomados de los datos abiertos de datos.gov.co. Son datos publicados por el Estado que el portal consulta para la gestión de licitaciones.
• De uso: registros técnicos y de auditoría (inicios de sesión, acciones sensibles) necesarios para la seguridad del portal.

3. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar las cuentas de acceso de los colaboradores al portal.
• Organizar el trabajo interno: asignación de tareas, aprobaciones, calendario del equipo (cumpleaños y ausencias) y gestión por áreas.
• Administrar la relación laboral o de prestación de servicios: pago de nómina y honorarios, y reembolso de gastos hechos por los colaboradores a nombre de la empresa.
• Gestionar la relación comercial y contractual con clientes: leads, cierres de venta, facturación, contratos y licitaciones.
• Consultar fuentes públicas de contratación estatal (SECOP II) para identificar y hacer seguimiento a licitaciones.
• Enviar notificaciones operativas dentro del portal y por correo electrónico.
• Garantizar la seguridad de la información, prevenir accesos no autorizados y llevar registros de auditoría.
• Cumplir obligaciones legales, laborales, contables y contractuales.

4. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares pueden, de manera gratuita:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta fuera requerida.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

5. Cómo ejercer los derechos

El titular o su apoderado puede radicar consultas, reclamos o solicitudes de supresión o revocatoria escribiendo a [CORREO], indicando su nombre completo, la descripción de la solicitud y un correo para recibir la respuesta. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la Ley 1581 de 2012; cuando no sea posible atenderlos en esos términos, informaremos los motivos y la fecha de respuesta.

6. Encargados del tratamiento y transferencias

Para operar el portal usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados): infraestructura de alojamiento de la aplicación y la base de datos, y servicios de envío de correo electrónico. Estos encargados pueden estar ubicados fuera de Colombia, caso en el cual la transmisión se realiza bajo contratos que exigen confidencialidad y niveles adecuados de protección. No vendemos ni compartimos datos personales con terceros ajenos a estas finalidades.

7. Cookies

Lyvia CMS usa únicamente cookies propias necesarias: la de sesión y autenticación, y las preferencias de la interfaz (idioma, tema, estado del menú). No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros. Al ser estrictamente necesarias para la operación del portal, no requieren consentimiento previo, pero puedes configurar tu navegador para rechazarlas, entendiendo que el portal puede dejar de funcionar correctamente.

8. Conservación y seguridad

Conservamos los datos mientras dure la relación laboral o comercial y durante los términos exigidos por la ley; después los eliminamos o anonimizamos. Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: contraseñas cifradas, control de acceso por roles y alcance de datos por área, sesiones revocables y registro de acciones sensibles.

9. Vigencia

Esta política rige a partir del [FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA] y permanece vigente mientras se traten los datos conforme a las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se anunciará a los titulares por los canales habituales del portal. Consultas sobre esta política: [CORREO].